Locationsuche

Heute möchte ich die Frage beantworten: was muss man als Hochzeitsplaner bei der Suche nach einer Location für die Hochzeit beachten?

Meine Antwort lautet:  Die Vorbereitung ist das A und O!

Um überhaupt Hochzeitsplaner*in zu werden bzw. eine Locationssuche anbieten zu können, muss man natürlich bereits ausreichend Lokalitäten im Vorfeld im Repertoire haben. Diese sollte man möglichst alle besichtigt haben und regelmäßig das Repertoire aktualisieren.

Dann ist ein detailliertes Gespräch mit dem Hochzeitspaar zu führen.

Nur, wer gut vorbereitet in die Locationsuche geht, kann für das Paar die Traumlocation finden. Ohne diese gezielte Vorarbeit und Besichtigungen – nur mit reiner Recherche im Internet – geht es nicht.

Erstgespräch mit dem Hochzeitspaar

Am Anfang ist es die Aufgabe des Hochzeitsplaners, gezielt zu erfragen, wie die Hochzeit aussehen soll. Viele Paare überlegen sich nur grob die Gästezahl und ein besonders Datum. Aber das reicht noch lange nicht und will in sich auch gut überlegt sein.

Gästezahl:

Das Hochzeitspaar sollte nicht mit einer Schätzung starten, sondern genau aufschreiben, wer alles kommen soll. Dazu gehören – wenn man sie dabeihaben möchten – alle jeweils aktuellen Partner und Kinder mit möglichst genauem Alter.

Datum:

Es empfiehlt sich für den Planer/die Planerin, um Flexibilität beim Datum zu bitten. Viele haben ein fixes Datum, wie etwa das Verlobungsdatum oder ein besonders schönes Datum, wie z.B. der 06.06.2026. Gerade besondere Daten sind meist sehr schnell ausgebucht. Das gilt dann nicht nur für die Hochzeitslokalität, sondern auch für DJs, Floristen, Musiker und andere Dienstleister. Je nachdem, wieviel Vorlauf das Paar hat, kann dies für die gesamte Organisation schwierig werden.

Der/die Hochzeitsplaner*in sollte dem Paar deutlich machen, dass nur wenige Samstage in der Hochzeitssaison zwischen Mai und September (Oktober) zur Verfügung stehen. Auf diese wenigen Tage verteilen sich jedes Jahr ziemlich viele Brautpaare. Hinzu kommt die Zeit der Sommerferien, die viele versuchen zu vermeiden, damit auch die Gäste mit schulpflichtigen Kindern dabei sein können.

Fazit: ruhig mehre Samstag ins Visier nehmen und das Paar auch über einen Freitag oder Feiertag bzw. eine Hochzeit außerhalb der Hochsaison nachdenken lassen. Das kann die Suche nach der Lokalität und auch die spätere Planung sehr entspannen. Manchmal sind andere Tage auch günstiger als der beliebte Samstag.

Zeitraum und Ablauf der Feier:

Erfragen Sie als Hochzeitsplaner*in am Anfang genau den Ablauf: ob man z.B. schon am Freitag mit den Feierlichkeiten beginnen möchte und/oder am Sonntag mit einem Brunch enden möchte, bevor die Gäste wieder nach Hause fahren. Manche Paare möchten vielleicht auch die Räumlichkeiten schon am Vortag selbst dekorieren.

Wie genau soll der Hochzeitstag ablaufen? Beginnt man mit einer frühen Trauung oder erst später? Ist die Trauung in der Lokalität bzw. wann soll es in der Lokalität losgehen. Ebenso ist das Ende des Tages wichtig grob festzulegen. Reicht es, wenn man in der Lokalität bis Mitternacht feiern darf oder möchte man lieber bis in die frühen Morgenstunden Party?

Stil und Lage der Lokalität und der Feier:

Ob ländlich, städtisch, modern, rustikal, elegant, es gibt viele Arten von Lokalitäten. Als Hochzeitsplaner*in sollte man das Hochzeitspaar möglichst genau überlegen lassen, wie die Wunschlokalität aussehen soll. Es hilft, sich genau beschreiben zu lassen, was man vor Augen hat. Gerade die Damen haben hier oftmals schon ein recht genaues Bild. Dazu gehört auch, wie ländlich oder abgelegen bzw. urban es sein darf bzw. soll. Sollen Übernachtungsmöglichkeiten für die Gäste direkt im Haus oder in der Nähe zur Verfügung stehen? Sollen Parkplätze für alle Gäste vorhanden sein, oder reisen viele mit öffentlichen Verkehrsmitteln an?

Je genauer Sie als Hochzeitsplaner*in sich die Wünsche des Paares beschreiben lassen, desto besser sind Sie für eine erfolgreiche und professionelle Locationrecherche gerüstet.

Platzbedarf in der Hochzeitslokalität:

Zum Platzbedarf ist zunächst die Frage zu klären, ob die beiden sich runde Tische oder lange Tafeln wünschen, ob es ein Buffet oder ein Menü geben soll. Mit langen Tafeln und Menü hat man die platzsparendste Variante. Viele Lokalitäten geben auf Webseite und Co eine Anzahl an Gästen an, die in den jeweiligen Saal passen. Oftmals beruht diese Angabe auf rechteckigen Tafeln ohne Buffet- und Tanzfläche. Daher ist es wichtig, hier genau nachzufragen bzw. anzugeben, was gewünscht ist. Schnell passen in einen Raum, der maximal 100 Personen dicht bestuhlt fasst, mit Buffet, Tanzfläche und Band nur noch 50-70 Gäste.

Auch die Überlegung der Nebenräume, Außenbereiche etc. ist wichtig: werden separate Räumlichkeiten für eine eventuelle Kinderbetreuung, ein Rückzugsraum der Band oder einen ruhigen Bereich zum Unterhalten gewünscht? Ist z.B. eine Trauung im Freien gewünscht, die bei schlechtem Wetter einen Platz für Plan B im Innenbereich haben muss?

Sind all diese Fragen mit dem Hochzeitspaar genau besprochen, folgt die gezielte Anfrage

All dies sind wichtige Fragen neben der Budgetplanung und der Konzepterstellung (die wir in einem anderen Blogbeitrag behandeln), entsprechend denen man die Lokalität anfragen sollte. Je mehr die Betreiber der Lokalität über die gewünschte Feier wissen, desto gezielter können sie ihr Angebot erstellen.

Hier noch einmal alle zu klärenden Punkte:

• Gästezahl
• Datum
• Zeitraum
• Stil
• Lage
• Platzbedarf
• Budget
• Gesamtkonzept

Der/Die Hochzeitsplaner*in prüft jedes Angebot, das von den angefragten Locations gesandt wird genau, ob es den Wünschen des Paares bestmöglich entspricht. Manchmal muss nachgefasst werden bzw. es werden gewisse Lokalitäten anhand der Antwort der Betreiber wieder ausgeschlossen. Der/die Hochzeitsplaner*in sollte versuchen, ein Wunschdatum optionieren zu lassen (wird leider nicht von allen Lokalitäten angeboten). Erst, wenn alle wichtigen Punkte abgehakt sind, wird die Lokalitätensuche mit allen Details sortiert nach Lokalität mit vielen Bildern, Preisen und Detailangaben aufgearbeitet. Dann kann das Brautpaar in Ruhe alles sichten und entscheiden, welche Lokalitäten sie in die engere Wahl nehmen. Anschließend kann das Hochzeitspaar die Lokalitäten besichtigen. Hierzu kann der/die Weddingplaner*in Termine für das Hochzeitspaar vereinbaren, wenn es dafür das eine oder andere Zeitfenster erhalten hat. Je nach Wünschen und Budget des Paares können Besichtigung und Termine aber auch ohne Begleitung des/der Planer*in durchgeführt werden.

In unserem Kurs der Hochzeitsplaner Akademie lernen angehende Hochzeitsplaner genau, wie sie das Erstgespräch am besten führen und später die Locationsuche optimal vorbereiten.