Dienstleistersuche für eine Hochzeit

Wie finde ich die passenden Dienstleister für eine Hochzeit?

Die Suche nach Dienstleistern für die Hochzeit ist eine der wichtigsten Aufgaben bei der Hochzeitsplanung. Die richtigen Anbieter können die Hochzeit der eigenen Kunden unvergesslich machen, während die falschen zu Stress und Enttäuschung führen können. Um euch Hochzeitsplaner davor zu bewahren, dass die schlechte Arbeit von unprofessionellen Dienstleistern auf euch als Hochzeitsplaner zurückfällt, gilt es folgendes zu beachten:

1. Ein guter Hochzeitsplaner sollte vor jeder Dienstleistersuche bereits zahlreiche Dienstleister getestet und kennengelernt haben

Die ständige Aufgabe eines Hochzeitsplaners ist es, ein perfekt gepflegtes Repertoire an Locations und Dienstleistern zu haben. Dazu gehört:

• die stetige Suche nach Adressen, Webseiten und Kontakten von Dienstleistern für Hochzeiten im Internet, in Zeitschriften, auf Hochzeitsmessen und anderen Veranstaltungen
• die stetige Prüfung von Hochzeitsdienstleistern durch persönliches Kennenlernen, Musikern auf öffentlichen Konzerten und z.B. Folgen in den sozialen Medien
• Bei vielen Dienstleistern, lohnt sich ein persönliches Treffen, um Persönlichkeit und Arbeitsweise besser kennen zu lernen
• Ein/e erfahrener/e Hochzeitsplaner*in hat den großen Vorteil gegenüber Kolleg*innen, die frisch gegründet haben, dass er/sie schon mit diversen Dienstleistenden zusammengearbeitet hat und diese wirklich vom Vertragsabschluss über die Durchführung bis zur Rechnungsstellung erleben und prüfen konnte
• Hochzeitsmessen: Besuche Hochzeitsmessen, um Dienstleister persönlich kennenzulernen. Diese Veranstaltungen bieten eine gute Gelegenheit, um verschiedene Anbieter zu vergleichen und Angebote zu besprechen.
• Je besser ihr alles katalogisiert und dokumentiert, desto besser könnt ihr zum richtigen Zeitpunkt auf den richtigen Anbieter zurück greifen.

2. Der professioneller Hochzeitsplaner sucht nach Dienstleistern erst, wenn alle Details geklärt sind

Bevor ein Hochzeitsplaner nun mit der Suche nach den passenden Dienstleistern für eine Hochzeit beginnt, muss er diverse Dinge mit dem Hochzeitspaar klären. Diese sind:

• Detaillierte Wünsche des Hochzeitspaares an Stil und Ausstattung der Hochzeit
• Persönliche Vorlieben des Hochzeitspaares
• Budget des Hochzeitspaares für die gesamte Hochzeit bzw. für einzelne Details
• Prüfung, ob Budget und Wünsche zusammen passen
• Detailwünsche zur fotografischen, optischen und musikalischen Begleitung der Hochzeit, Trauredner*in, Papeterie etc.
• Datum/Zeitraum der Hochzeit
• Ort/Region der Hochzeitsfeier
• Ablauf des Hochzeitstages

Nur mit der richtigen Detailabsprache vorab, könnt ihr als Hochzeitsplaner die wirklich passenden Dienstleister finden, um die Hochzeit „eures“ Hochzeitspaares perfekt werden zu lassen.

3. Angebotsanfrage durch den Hochzeitsplaner

Der Weddingplaner stellt jedem Dienstleister eine gezielte und detaillierte Anfrage unter Nennung der unter 1. genannten Punkte. Manchmal muss man Geduld haben, bis das Angebot kommt und gegebenenfalls nachhaken.

4. Angebotsprüfung

Es ist eure Aufgabe als Hochzeitsplaner jedes Angebot genau für das Brautpaar zu prüfen. Dazu gehört die Prüfung folgender Punkte:

• stimmt das Angebot mit allen unter 1. genannten Punkten überein
• wie hoch sind die genauen Kosten inkl. eventuelle Verlängerungsstunden
• ist die Mehrwertsteuer im Preis enthalten bzw. muss sie noch aufgeschlagen werden
• gibt es zusätzliche/versteckte Kosten wie z.B. Fahrt- und Übernachtungskosten, Verlängerungsstunden, zusätzliche Angebote die sinnvoll sein könnten
• passt der Dienstleister im Stil zum Hochzeitspaar
• passt der Dienstleister im Budget zum Hochzeitspaar

Konditionen und Zusatzkosten

Versteckte Kosten: Manche Dienstleister bieten einen günstigen Grundpreis an, berechnen aber Zusatzkosten für Reiseaufwand, Material oder Überstunden. Es ist wichtig, von Anfang an eine transparente Kostenaufstellung zu erhalten bzw. für das Hochzeitspaar zu erstellen.

Pauschalangebote oder individuelle Preisgestaltung: Manche Anbieter bieten Pauschalpakete an, die eine Vielzahl von Leistungen abdecken, während andere nach einzelnen Leistungen berechnen. Alles hat seine Vor- und Nachteile. Hier gilt es genau zu vergleichen und auf die Details zu achten.

Passender Stil und Persönlichkeit

Stil und Ästhetik: Deine Dienstleister sollten zum Hochzeitsthema und Stil passen. Ein Florist, der beispielsweise auf ländliche und natürliche Dekoration spezialisiert ist, wird bei einer glamourösen und eleganten Hochzeit das Paar eventuell nicht glücklich machen.

Persönlichkeit und Zusammenarbeit: Besonders bei Dienstleistern wie Fotografen, Traurednern und DJs ist es wichtig, dass die Zusammenarbeit mit dem Paar harmoniert. Das Paar muss am Hochzeitstag volles Vertrauen haben.

4. Vertragsabschluss mit dem Hochzeitsdienstleister

Schriftliche Vereinbarungen: Alle Vereinbarungen sollten schriftlich festgehalten werden – von den Kosten über die Leistungen bis hin zu den Stornobedingungen. So ist das Hochzeitspaar auf der sicheren Seite, falls es zu Missverständnissen kommt.

Stornobedingungen und Rücktritt: Gerade in unsicheren Zeiten (z.B. bei Änderungen durch Pandemie oder Krankheit) ist es wichtig, die Stornobedingungen zu kennen. Wann kann kostenfrei storniert werden und wann fallen Stornogebühren an?

Und ganz wichtig: der Hochzeitsplaner prüft die Verträge, aber er unterschreibt sie nicht. Verträge werden immer vom Hochzeitspaar unterschrieben. Dienstleister und Brautpaar sind Vertragspartner, ihr als Planer seid „nur“ Vermittler.

5. Wann anfragen!

Frühzeitig anfragen: Viele beliebte und gute Dienstleister, die auf Hochzeiten spezialisiert sind, wie Fotografen oder Hochzeitslocations, sind schon früh ausgebucht. Zum Teil haben sie mindestens schon ein Jahr im Voraus viele blockierte Termine; einer davon kann genau der vom Hochzeitspaar sein.

Daher ist es sinnvoll, frühzeitig nach Verfügbarkeiten zu fragen, vor allem, wenn in der Hochsaison (zwischen Mai und Oktober) und noch dazu an einem Samstag geheiratet wird.

Alternativen einplanen: Es hilft, wenn das Paar nicht nur ein fixes Datum hat, sondern einen Zeitraum wie z.B. alle Samstage im Juni oder mehrere konkrete Tage. Vorsicht bei Sonderdaten wie z.B. Samstag, der 06.06.2026. Für solche Daten kann man gar nicht früh genug sein.

In der Regel empfehlen wir euch, alle Lieferanten und Dienstleister, die nur eine Hochzeit gleichzeitig betreuen können (wie z.B. Fotografen, DJs, Locations etc.) so früh wie möglich anzufragen. Konditoren, Floristen und Caterer, die auch mal mehrere Hochzeiten an einem Tag betreuen können, können ein wenig später angefragt werden. Aber auch bei diesen Anbietern gilt: je bekannter und beliebter sie sind, desto früher sollten sie kontaktiert werden.

8. Rechtliche und organisatorische Aspekte

Bei bestimmen Aktionen und Locations sind rechtliche Aspekte und Genehmigungen sinnvoll. Hierzu gehört zum Beispiel auch der Dronenflug für Videoaufnahmen oder das Höhenfeuerwerk. Auch eine Haftpflichtversicherung ist bei allen Dienstleistern sinnvoll, um Schäden abzudecken.

Urheberrechte (bei Fotos/Videos, Dekorateuren, Grafikern etc.) sind z.B. auch sehr wichtig, schriftlich abzuklären.

Ihr als gute Hochzeitsplaner solltet darüber informiert sein, was grundsätzlich in Deutschland verboten ist – wie z.B. das Steigenlassen von Himmelslaternen -, bzw. wofür Genehmigungen eingeholt werden müssen (wie z.B. unter bestimmten Bedingungen für Ballonauflass).

9. Und was noch?

Verlässlichkeit: Gerade an einem so wichtigen Tag wie der Hochzeit ist es unerlässlich, dass die Dienstleister zuverlässig sind. Referenzen oder Bewertungen sollten vom Hochzeitsplaner gelesen werden.

Notfallplan: wie ist es bei unvorhergesehenen Ereignissen? Hat der Dienstleister einen Ersatz oder könnt ihr als Hochzeitsplaner diesen auch kurzfristig bieten?

Bonus-Tipps:

Nachhaltigkeit: Gibt es Schwerpunkte für dich und deine Agentur? Wenn dir z.B. Nachhaltigkeit wichtig ist, frage nach umweltfreundlichen Optionen bei Floristen, Caterern oder Dekorateuren.

Puffer einplanen: plane genug Zeit für Puffer ein, damit die Hochzeit entspannt verläuft. Ein zu enger Zeitplan kann den Dienstleistern und damit auch dem Hochzeitspaar unnötigen Stress verursachen.

Lass dich beraten: von guten und erfahrenen Dienstleistern kannst auch du als Wedding Planner profitieren!

Kontaktiere mehrere Anbieter: Auch wenn du eine Empfehlung bekommst oder einen Anbieter findest, der dir gefällt, lohnt es sich, mit mehreren Anbietern in Kontakt zu treten, um das beste Angebot zu finden.

Und zu guter Letzt:

Sie immer fair, ehrlich, freundlich und partnerschaftlich zu deinen Partnern!