Honorarkalkulation eines Hochzeitsplaners

Honorarkalkulation eines Hochzeitsplaners

Was kostet eigentlich ein Hochzeitsplaner? Was muss dieser kosten, um zu überleben? Warum halten sich viele Hochzeitsplaner nur 1-2 Jahre? Was muss ich als Hochzeitsplaner berechnen um erfolgreiche/r Unterhemer*in zu sein?

All das sind Fragen, die man sich stellen sollte, bevor man sich selbständig macht.

Unser Rat: Bitte schaut nicht, was die Konkurrenz an Preisen anbietet. Oft wissen sie es auch nicht besser oder haben andere Grundlagen, die sie berechnen müssen. Viele Planer in Deutschland berechnen auch wider besseres Wissen zu günstig und müssen dann nach kurzer Zeit aufgeben, weil es sich nicht lohnt.

Auch lohnt es sich nicht, günstig zu berechnen, weil man Sorge hat, dann wird man vielleicht nicht gebucht und das arme Hochzeitspaar kann sich doch nicht so viel leisten. Das sind ehrenwerte Überlegungen, aber hier geht es nicht um Freundschaftsdienste, sondern um Euren Einkommen, von dem Ihr Leben müsst.

Aldi und Mc Donalds sind günstig, weil sie durch gezielte Preisverhandlungen, gestraffte Abläufe und vor allem Masse so anbieten können. Das geht in einer individuellen Boutique-Agentur, wie es die meisten Hochzeitsplaner in Deutschland sind, einfach nicht.

Kalkuliert knallhart, wie viel Geld ihr als Selbstständige*r pro Stunde, pro Tag, pro Woche oder auch pro Monat verdienen müsst. Ihr wollt davon leben. Im schlimmsten Fall müsst ihr die Selbstständigkeit aufgeben und steht am Ende privat oder sogar geschäftlich vor einem Schuldenberg.

Egal ob Hochzeitsplaner*in, Handwerker*in oder Friseurmeister*in, jeder muss seinen korrekten Stundenlohn berechnen und verlangen. Unabhängig von der gewählten Branche, beruht die Kalkulation immer auf der gleichen Basis. Wer es einmal verstanden hat, weiß, wie logisch und simpel es ist.

Wir rechnet man also den Stundenlohn eines Hochzeitsplaners aus:

1. Einnahmen > Ausgaben

Soweit so klar sicherlich für jeden; nur, dass dann viele nicht weiter kalkulieren.

Die Ausgaben lassen sich sehr gut kalkulieren. Dazu sollten man sich einmal in Ruhe hinsetzen und folgendes erarbeiten:

Aufstellung aller Kosten (privat und Agentur)

• Büromiete (auch Zimmer im privaten Wohnbereich anteilig an der Wohnungsmiete)
• Büroinhalt (Möbel, PC/Laptop/Tablet, Drucker etc.)
• Büromaterial/-ausstattung (Papier, Stifte und sonstiges Büromaterial)
• KFZ/Benzin
• Telefon/Internet/Handy
• Steuerberater und sonstige Beratung sowie Weiterbildung
• Marketing (Print, Web, Social Media, Messen …)
• Steuern
• Versicherungen (Haftpflicht, Unfall, Rechtsschutz, …)
• Private Kosten (Miete, Nahrung, Hygiene, Kleidung, Kinder, Freizeit, Urlaub, Rente, Versicherungen/Krankenkasse, Mitgliedschaften, Telefon/Internet, Steuern, Rücklage …). Hierzu am besten den privaten Kontoauszug über ein Jahr durchsehen.

Da ich Eure Rechnung hier nicht kenne, gehe ich weiter mit einer alternativen Beispielrechnung:

Gehalt eines Angestellten – also das, was ihr in Zukunft dann auch zum privaten Leben haben möchtet.

                        = ca. € 4.100,00 brutto

Hier kann natürlich jede/r seine/ihre eigene Zahl einsetzen. Wichtig: es ist der Bruttobetrag, von dem noch die üblichen Abgaben abgehen.

Zu diesen beispielhaften € 4.100,00 kommt der Arbeitgeberanteil. Das also, was der Arbeitgeber noch oben drauf zahlt und was man als Selbständiger eben selbst verdienen muss:

• Krankenversicherung
• Pflegeversicherung
• Sozialversicherung
• € 800,00

= Gehalt/Einkommen Agentur € 4.900,00

2. Mit diesen beispielhaften € 4.900,00 ist gesichert, dass Ihr privat mit allen Nebenkosten abgedeckt seid. Nun aber kommen natürlich für die Agentur kosten hinzu. Hier wären die Fixkosten:

• Büromiete und Nebenkosten (wenn dies nicht schon über die private Miete abgegolten ist, weil ihr von zu Hause arbeitet)
• Büroinhalt (Möbel, PC/Laptop/Tablet, Drucker etc.)
• Büromaterial/-ausstattung (Papier, Stifte und sonstiges Büromaterial)
• KFZ/Benzin
• Telefon/Internet/Handy
• Steuerberater und sonstige Beratung sowie Weiterbildung
• Marketing (Print, Web, Social Media, Messen …)
• Steuern
• Versicherungen (Haftpflicht, Unfall, Rechtsschutz, …)

Schätzung dieser Kosten: € 1.500,00

…

€ 4.900,00 + € 1.500,00 = € 6.400,00

Ihr könnt mit dieser Summe rechnen, besser ist es wie geschrieben, wirklich eure eigenen Kosten aufzustellen. Anfangs kann dies für die vorab genannten Fixkosten eine Schätzung sein, später sollte alles regelmäßig angepasst bzw. überprüft werden.

3. Wieviel Tage und Stunden arbeiten wir eigentlich?

Nun haben wir den Betrag, den ihr monatlich mit der Agentur erwirtschaften solltet. Natürlich arbeitet keiner 365 Tage im Jahr bzw. 30/31 Tage im Monat. Um also auf unseren Stundenlohn zu kommen, müssen wir das Ganze runterbrechen. Dazu ziehen wir von den Tagen im Jahr die Wochenenden ab (52 Wochenenden x 2 Tage = 104 Tage). Auch, wenn ein Hochzeitsplaner sicherlich an vielen Wochenenden arbeiten wird, so sollten diese 2 Tage pro Woche natürlich an einer anderen Stelle genommen werden, um langfristig fit zu bleiben. Feiertage sind je nach Bundesland unterschiedlich. Wir arbeiten hier mit einem Mittelwert von 13 Tagen. Auch Urlaub ist wichtig, um fit zu bleiben. Wir rechnen nachfolgend mit 28 Urlaubstagen, die auch viele Arbeitnehmer haben. Leider ist man natürlich auch mal krank, dafür haben wir hier mal 5 Tage geschätzt.

In eurer eigenen Kalkulation könnt Ihr natürlich diese Tage alle für Euch persönlich anpassen. Sie sollten aber grob mit diesen übereinstimmen.

Somit haben wir 17,5 Arbeitstage im Monat. Nehmen wir also unseren monatlichen Umsatz von € 6.400,00 und teilen ihn durch die Arbeitstage macht das € 365,71/Tag.

Üblicherweise beträgt die Arbeitszeit pro Tag 8 Stunden. Somit ergibt sich ein Stundensatz von € 45,71.

Wer Teilzeit arbeitet, kann diese Rechnung entsprechend anpassen. Wichtig ist, dass dies ein Nettostundensatz ist. Das heißt an die Kunden werden € 45,71 plus 19% MwSt. berechnet.

Schön wäre es, wenn dies der finale Stundensatz wäre. Dann könnten wir Hochzeitsplaner günstigere Honorare anbieten. Aber es geht noch weiter …

4. Ein Hochzeitsplaner hat viel „unproduktive“ Zeit?

Unter „unproduktiver“ Zeit verstehen wir Zeit für Arbeiten, die gemacht werden müssen, für die wir aber nicht direkt bezahlt werden. Diese Zeit muss in jeder Branche vom Kunden mitbezahlt werden, damit wir überleben können. Zu dieser Zeit gehört z.B. Buchhaltung, Marketing (inkl. social Media), Finanzplanung, allgemeine Büroarbeit, Ablage und Weiterbildung.

Bei uns Hochzeitsplanern kommt noch eine entscheidende Arbeit hinzu, die zum Beispiel eine Friseurmeisterin oder ein Handwerker in der Regel nicht haben bzw. in wesentlich geringerem Umfang. Dies ist die Zeit, die wir aufwenden müssen, um unser Repertoire an Locations und Dienstleistern zu füllen und aktuell zu halten. Das sind Locationbesichtigungen, Besuche auf Hochzeitsmessen, Kennenlerntermine mit Dienstleistern, Konzertbesuche von Musikern und vieles mehr.

Auch der Marketingaufwand ist bei Hochzeitsplanern relativ groß, weil es keine Stammkunden gibt. Jeder einzelne Kunde bzw. jedes einzelne Brautpaar muss neu akquiriert werden und es muss sich neu der zahlreichen Konkurrenz gestellt werden.

Der Zeitaufwand für alle diese vorab genannten Arbeiten kann sehr variieren. Für unsere Kalkulation schätzen wir 40% unproduktive Zeit.

Dies bedeutet, dass wir nicht mehr an 17,5 Tage im Monat, sondern nur noch 60%; also an 10,5 Tagen verdienen.

Rechnen wir also wieder € 6.400,00 geteilt durch 10,5 Tage à 8 Stunden. Macht schon einen Stundensatz von € 76,19 netto.

Mit diesem Stundensatz hätte man etwa soviel verdient, wie man ausgibt. Um noch etwas Gewinn zu erzielen und auch Geld für Investitionen und Rücklagen für Durststrecken zu haben, ist es ratsam, nochmal 15% aufzuschlagen.

€ 76,19 netto + 15% = € 87,62 netto bzw. € 104,28 brutto als Stundensatz für einen Hochzeitsplaner in unserer Kalkulation.

Wichtig ist, dass Ihr Euer Honorar immer brutto – also inkl. MwSt. – anbietet. Dies ist auch so Vorschrift, da eure Kunden Privatpersonen sind. Ihr könnt natürlich schreiben, mein Stundensatz beträgt € 87,00 zzgl. 19% Mwst. Oder gleich und besser: mein Stundensatz beträgt € 100,00 brutto. Aber niemals die € 87,00 einfach so stehen lassen.

5. Von Pauschalen, Prozenten, Provisionen und Stundenbasis

Jede Hochzeit und jedes Hochzeitspaar sind verschieden und das macht unseren Job natürlich auch aus. Daher sind die Leistungen und Anforderungen an jede einzelne Hochzeit komplett unterschiedlich.

Grundsätzlich ist es natürlich ganz einfach: Je mehr Leistungen ein Hochzeitsplaner für das Paar übernimmt, desto mehr Arbeitsstunden fallen an und desto höher wird das Honorar sein. Wie viele Stunden ihr als Planer benötigt, kann unterschiedlich sein, je nach Vorgehensweise, Anspruch an die Leistung, Hochzeitspaar und vielen anderen Komponenten. Grundsätzlich lässt sich aber sagen, dass ein Hochzeitsplaner mit der Komplettorganisation eines klassischen Hochzeitsfestes inkl. Koordination am Hochzeitstag schnell 100 Stunden vom ersten Detailgespräch bis zur letzten Rechnungskontrolle beschäftigt ist.

Nun habt Ihr als Hochzeitsplaner die Möglichkeit Euer Honorar unterschiedlich anzubieten:

Pauschale Honorarbeträge

Neben der Komplettorganisation bieten Hochzeitsplaner oft auch Unterstützung in Teilbereichen an, z.B. bei Locationrecherchen, Beratungsgesprächen, Konzepterstellungen oder der Vermittlung einzelner Dienstleister. Diese Teilbereiche werden oft, aber nicht immer, zu Pauschalbeträgen angeboten, deren Höhe sich an Erfahrungswerten bemisst. Auch für eine Komplettorganisation kann man einen Pauschalbetrag anbieten, indem man den Stundenaufwand nach dem Erstgespräch schätzt. Eine Pauschale hat natürlich für das Brautpaar den Vorteil, dass sie von Anfang an wissen, was finanziell auf sie zukommt. Für euch als Hochzeitsplaner haben sie den Vorteil, dass Ihr nicht jede Minute und Stunde der Arbeit notieren müsst, was in der Praxis nicht immer einfach ist. Auch müsst ihr euch nicht eventuell im Anschluss mit dem Paar über die Menge der entstandenen Stunden streiten. Eine Menge an Stunden, über die man selbst als erfahrener Hochzeitsplaner manchmal noch überrascht ist.

Wie immer bei Pauschalen, kann es aber sowohl für euch als Hochzeitsplaner als auch für das Paar zum Nachteil sein, weil letztlich mehr oder weniger Stunden als geschätzt angefallen sind. Jedes Paar, jede Hochzeit und jede Hochzeitsplanung sind so unterschiedlich und individuell, dass es oft auch für erfahrene Planer schwer ist, den Umfang der Arbeit vorab abzuschätzen. Manche Paare sind sehr schnell entschlossen und pragmatisch. Da geht alles ganz schnell. Manche Paare wünschen viel Beratung und möchten alles bis zum letzten Blümchen genau verstehen und durchgesprochen haben. Wie das Paar vom Gesprächsbedarf her ist, lässt sich in der Regel nach dem ersten Kennenlernen noch nicht so gut abschätzen. Ebenso läuft manche Planungszeit sehr reibungslos, manche Planungszeit ist aufwändig, weil Locations und Dienstleiter frühzeitig ausgebucht sind, vielleicht zwischendurch abspringen oder es an der einen oder anderen Stelle Missverständnisse oder aus anderen Gründen vermehrten Planungsaufwand gibt.

Planung auf Stundenbasis

Die Berechnung auf Stundenbasis ist die fairste für alle Beteiligten. So kann für jede Individualität, jeden Beratungsaufwand und jede Planungshürde fair berechnet werden.
Daher berechnen viele Hochzeitsplaner mittlerweile ihr Honorar auf Stundenbasis, um eine möglichst gerechte Honorargestaltung für beide Seiten zu gewährleisten. Dies bedeutet für euch als Hochzeitsplaner natürlich, dass er komplett fair kalkuliert. Auch in Stoßzeiten, wenn mehrere Hochzeiten gleichzeitig laufen, es mal hektisch wird und z.B. ein Telefonat eines Dienstleisters der einen Hochzeit während der Arbeit an einer anderen Hochzeit unterbricht, müsst Ihr als Hochzeitsplaner an den Stundenlisten korrekt dranbleiben. Für das Hochzeitspaar bedeutet es, komplett dem Planer zu vertrauen.

Mischvariante der Honorarkalkulation

Möglich ist auch eine Mischvariante aus Stundenberechnung und Pauschale. Dabei wird alle Arbeit, die man z.B. vom Büro aus tätigt, bei denen das Hochzeitspaar nicht direkt beteiligt ist, als Pauschale berechnet. Dazu gehören z.B. Recherchen, Zusammenfassungen, E-Mails- und Telefonate mit Dienstleisten und Locations etc. Alle Arbeiten, die direkt mit dem Hochzeitspaar stattfinden, wie z.B. Telefonate, Videokonferenzen und live Termine können dann pro Stunde abgerechnet werden. Dies sind ohnehin die größten Variablen in der Hochzeitsplanung. Manchmal benötigt es mehr Termine, manchmal reichen weniger aus. Manche Termine dauern aus diversen Gründen sehr lange, manche kürzer. Wenn hier also pro Stunde abgerechnet wird, ist es fairer für alle und das Brautpaar bekommt genau mit, wieviel ihr als Planer gearbeitet habt.

Selbiges gilt dann für die Betreuung der Hochzeit selbst sowie bei Auf-/Abbau etc.

Prozentualer Anteil am Gesamtbudget

Manche Planer machen es sich auch einfach und nehmen einfach einen gewissen Prozentsatz vom Gesamtbudget.

Beispiel:

• Gesamtes Hochzeitsbudget: 50.000 €
• Prozentsatz für Hochzeitsplaner: 10%
• Honorar des Planers: 5.000 €

Diese Variante ist zwar praktisch, hat aber viele Nachteile. Teure Hochzeiten bedeuten nicht zwingend mehr Arbeit. Ein Großteil der Kosten ergibt sich einfach durch eine höhere Gästezahl. Eine Hochzeit mit vergleichsweise wenigen Gästen aber vielen Details hat einen fast ebenso hohen planerischen Aufwand wie eine große Hochzeit. Dort muss ebenso eine Location gesucht werden, Essen, Dekoration und Dienstleister müssen bis ins Detail geplant werden, etc. Daher ist bei dieser Art der Berechnung bei einer großen Hochzeit das Honorar oft nicht fair für das Hochzeitspaar und bei einer kleinen Hochzeit oft nicht fair für den Planer. Auch können manche Paar misstrauisch werden, wenn hochpreisige Angebote von Dienstleistern vorgelegt werden. Sie befürchten dann, es wurde der teurere Anbieter gewählt, nicht weil er besser ist, sondern weil er mehr Einnahmen für den Planer bringt.

Provisonen

Manche Planer werben damit, dass sie ihr Honorar komplett durch Provisionen der Lieferanten und Dienstleister beziehen und das Brautpaar nicht bezahlen muss.

Wir sagen: Finger weg von dieser Berechnung aus folgenden Gründen:

• die wenigsten Lieferanten und Dienstleister zahlen Provisionen, daher reichen diese Einnahmen selten aus, um zu überleben
• man wird als Planer schnell parteiisch und bevorzugt eventuell einen Dienstleister der Provisionen zahlt gegenüber einem vielleicht besseren, der keine Provisionen zahlt
• Viele wissen nicht, dass in Deutschland Provisionen verboten sind, sofern der Kunde nicht über den genauen Umfang Bescheid weiß (dies gilt dementsprechend auch, wenn der Planer ohne Wissen des Hochzeitspaares gelegentlich Provisionen kassiert)

Wenn man in irgendeiner Form mit Provisionen arbeiten möchte, muss man dieses immer – egal ob große oder kleine Provisionen – transparent dem Paar gegenüber zeigen. Am besten schriftlich.

Mythos, „der Planer spart dem Brautpaar Geld, weil er Rabatte bekommt“

Dies ist leider in den meisten Fällen nur ein Mythos bzw. Irrglaube. Um Rabatte von Dienstleistern und Locations zu bekommen, muss man diese wirklich ziemlich oft buchen. Dies geht eigentlich nur, wenn man nur noch ausschließlich mit einem Anbieter pro Branche arbeitet oder extrem viele Aufträge abwickelt. Letzteres geht nur, wenn man eine große Agentur mit mehreren Mitarbeitern hat. Davon ist man als Existenzgründer aber noch weit entfernt. Außerdem gibt es in Deutschland so gut wie keine richtig großen Hochzeitsplaneragenturen.

5. Zusatzkosten

Zusätzlich zum Honorar können auch weitere Kosten berechnet werden. Dazu gehören z.B.:

• Reise- und Übernachtungskosten
• Kosten für Arbeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit
• Spesen

Fazit

Die Honorarkalkulation einer Hochzeit ist nicht einfach und hat je nach Variante Vor- und/oder Nachteile für das Paar bzw. den Planer. Wichtig ist, sich für eine Preisstruktur zu entscheiden, die man gut kalkuliert und durchdacht hat und daher schlüssig dem Hochzeitspaar erklären kann.

Generell solltet ihr, klare Vereinbarungen treffen und schriftlich festhalten, um Missverständnisse bei der Preisgestaltung zu vermeiden.

Je mehr Hochzeitsplaner wissen, wie man wirklich richtig kalkuliert, desto mehr können einen fairen Preis anbieten, mit dem sie sich auch über viele Jahre halten können.