Der Tagesablauf muss genauestens geplant werden
Die Regieplanung bei einer Hochzeit ist die detaillierte Ablaufplanung des Hochzeitstages bzw. des Hochzeitswochenendes. Diese Aufgabe wird oft von Hochzeitspaaren und angehenden Hochzeitsplanern*innen (nachfolgend immer Hochzeitsplaner) unterschätzt.
Der Begriff Regieplanung ist mit Absicht in Anlehnung an eine Theateraufführung gewählt. Hier kommen viele Personen zusammen:
- Lokalität mit allen Mitarbeiter*innen
- Catering mit allen Mitarbeiter‘*innen
- Redner*in/Pfarrer*in
- Musiker*innen
- Dekorateur*in, – 1.-8. nachfolgend kurz Dienstleistende
- Künstler-/Musiker*innen
- Fotograf*in/Videograf*in
- manchmal noch viele mehr
- und natürlich die Gäste
- und das Hochzeitspaar
Nur, wenn alle genau wissen, was, wann, wo zu tun ist, funktioniert es reibungslos und ohne, dass das Brautpaar ständig gefragt und gestört wird. Der besondere Unterschied zwischen einer Theateraufführung und einer Hochzeit ist aber noch, dass im Theater vorab viele Proben bis hin zur Generalprobe stattfinden und die Gäste normalerweise einigermaßen pünktlich auf ihren Stühlen sitzen und sonst nichts tun (müssen). Bei einer Hochzeit gibt es keine Generalprobe, die Gäste kennen nicht das Skript bis ins Detail und es ist nicht immer einfach viele Gäste von A nach B zu bewegen. Also muss noch genauer geplant werden und es ist sinnvoll jemanden zu haben, der die Regie führt – also alles koordiniert: z.B. der Hochzeitsplaner.
Das Regiegespräch ist die Grundlage der genauen Regieplanung
Ein paar Wochen vor der Hochzeit steht der grobe Ablauf der Planung: Wann und wo findet die Trauung statt, wo und wie lange ist der Sektempfang und wann gibt es Abendessen. Jetzt trifft sich der Hochzeitsplaner mit dem Paar und bespricht die unzähligen Details, die zum Teil vielleicht schon stehen aber nochmal genau durchgesprochen werden bzw. dem Brautpaar noch nicht so ganz klar sind. Dieses Gespräch kann manchmal mehrere Stunden dauern.
Im Gespräch zu klären sind:
- Die Zeit vor der Trauung –Vorbereitungen des Paares und detaillierte/r Aufbau/Anlieferung
- Zeitplan und genaue Aufgaben des Fotografen/Videografen
- Logistik und Parken aller Beteiligten
- Die Trauung: Vorbereitung der Kirche/des Trauortes. Einzug, Auszug, Musiker etc.
- Direkt nach der Trauung
- Sektempfang und Gratulationen
- Tischordnung (Aufbau der Tische und genaue Plätze der Gäste)
- Abendessen (Ablauf sowie Speisen und Getränke – auch für Allergien, Unverträglichkeiten und besondere Essgewohnheiten)
- Reden und Aktionen der Gäste
- Ablauf nach dem Essen und Party
- Abbau und Abholung aller Materialien
Tipp: Insbesondere während des Sektempfangs (aber auch zu anderen Punkten auf der Tagesordnung) sollte man immer an die Schwächsten denken. Hierzu gehören:
- ältere Gäste
- schüchterne Gäste
- Gäste, die wenige oder keine anderen Gäste kennen
- Schwangere
- Kinder
- Sonst in irgendeiner Form benachteiligte Gäste
Daraus schließt sich für den Sektempfang: Ausreichend Sitzmöglichkeiten, den Sektempfang nicht zu lange ziehen (wir empfehlen maximal 2 Stunden) und für alle Gäste ausreichend und passende Speisen und Getränke anbieten.
Plan B
Ein Plan B in der Planung ist unerlässlich. Hier gilt es vor allem das Wetter zu beachten:
- Sind bei Hitze ausreichend schattenspendende Sonnenschirme/Bäume und/oder kühle Innenräume vorhanden
- Gibt es bei Regen ein Zelt oder einen Innenraum
- Sollte es trotz sommerlicher Jahreszeit kühl werden, können Wolldecken und Heizpilze helfen
Gerade, da man in unseren Breitengraden das Wetter Monate im Voraus nicht planen kann, gilt es frühzeitig einen Plan B zu haben. Wenn wenige Tage vor der Feier das Wetter genau vorhergesehen werden kann, haben die Zeltbauer oft keine Kapazität mehr oder das Budget reicht für eine solche Investition nicht mehr aus.
Der Hochzeitsplaner als Zeremonienmeister:
In der Regel ist der Hochzeitsplaner als Zeremonienmeister vor Ort und führt Regie über alles und alle. Er ist Ansprechpartner für alle Dienstleistenden, das Hochzeitspaar und alle Gäste – er hält alle Fäden in seiner Hand. Er kann und sollte alle vorab genannten Punkte rechtzeitig und genau planen, koordinieren und zur reibungslosen Durchführung bringen. Alle Dienstleistenden müssen genau instruiert sein und ein schriftliches Briefing aller für sie relevanten Details erhalten. Mit einer genauen Planung vorab sowie einer minutiösen Absprache mit dem Hochzeitspaar sowie den Dienstleistenden ist der Planer gut vorbereitet. Am Tage selbst gilt es Ruhe und den Überblick zu wahren und auch für alles Unvorhergesehene eine gute und schnelle Lösung zu finden. Gerade ein Hochzeitsplaner, der schon viele Hochzeiten betreut hat, hat das Know-How und die Erfahrung, um dem Hochzeitspaar den Rücken freizuhalten und dafür zu sorgen, dass alles reibungslos klappt.
Neben den schriftlichen Unterlagen zu allen Details erstellt der Planer eine Telefonliste aller Beteiligten. Die Telefonnummern werden auch soweit notwendig an Dienstleistende und sonstige Helfer weitergegeben.
Top Tip:
Gerne vergessen wird die Verpflegung der Dienstleistenden. Es ist die Aufgabe des Hochzeitsplaners, dafür zu sorgen, dass alle Helfer – bis auf die Mitarbeiter des Caterers, diese regeln das üblicherweise intern – verpflegt werden. Das Hochzeitspaar muss dafür bezahlen. Wer nur kurz etwas anliefert, muss natürlich nicht verpflegt werden. Wer aber für viele Stunden perfekte Arbeit leistet, verdient eine würdige Verpflegung – auch der Hochzeitsplaner. Ein mehrgängiges Menü ist nicht sinnvoll, da die Dienstleistenden dafür in der Regel keine Zeit haben. Ein eigenes kleines Crew-Buffet inkl. Getränken im Nebenraum ist oftmals genau richtig.
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