Budgetplanung aber richtig!
Viele Hochzeitspaare und angehende Hochzeitsplane*innen haben eine genaue Vorstellung davon, wie eine schöne Hochzeit aussehen soll. Aber haben sie auch eine Vorstellung davon, was diese erträumte Hochzeit kostet? Es ist Aufgabe des/der Hochzeitsplaners*in frühzeitig Budget und Wünsche in Einklang zu bringen und das bedeutet Wissen und Erfahrung.
Wer noch keine Hochzeit geplant hat, unterschätzt oft die Kosten
„Die Kosten der Lokalität sind doch ganz einfach zu berechnen! Es sind 100 Gäste, ein gutes, mehrgängiges Essen wird wohl für 50 Euro möglich sein. Für Getränke – habe ich gehört -, muss man genau so viel rechnen. Macht dann € 10.000, die für die Hochzeit eingeplant werden müssen.“ So oder so ähnlich kalkulieren viele – und unterschätzen damit maßlos die Gesamtkosten. Denn selten ist es mit einem Abendessen getan – Sektempfang, Kaffee-Kuchen, ein Mitternachtsessen verlangen einen nicht niedrigen Zusatzaufwand.
Ein/e gute/r Hochzeitsplaner*in kalkuliert diese und alle weiteren Kosten frühzeitig, um seinem Hochzeitspaar einen guten Budgetüberblick zu geben.
Manche Feiern beginnen bereits am Tag vorher oder enden mit einem Brunch am „Tag danach“. Natürlich sind auch die Preise jeder einzelnen Speise wie jeder Teilbereich der Hochzeit finanziell je nach Anbieter und Inhalt sehr unterschiedlich. Was hier beispielhaft mit 100 Euro angesetzt wurde, kostet bei einem günstigen Caterer oder selbst gemacht natürlich weniger, kann aber auch um einiges teurer ausfallen. In den letzten Jahren haben die Kosten leider auch enorm angezogen.
Alles wird immer teurer
Vielleicht konnte man vor ein paar Jahren noch bei seinem Lieblingsitaliener für 30 Euro gut essen und trinken. Für das Gleiche zahlt man jetzt 40-50 Euro. Diese und größere Preissteigerungen sind leider in fast allen Bereichen der Hochzeitsplanung sichtbar.
Auch die Menge und Art der Getränke können das Budget deutlich beeinflussen. Gerade Cocktails oder für manchen gar Champagner treiben die Kosten in die Höhe. Beides würde ich aus Budgetgründen bei den meisten Hochzeiten ohnehin nicht empfehlen. Oftmals fallen selbst in Hotels und Restaurants, bei denen üblicherweise die Raummiete im Essenspreis enthalten ist, auch noch zusätzliche Raummieten für Garten, Kinderbetreuung, Bandgarderobe oder Ähnliches an. Außerdem werden üblicherweise die Mitarbeiter ab einem gewissen Zeitpunkt in der Nacht pro Stunde berechnet.
Wer eine Lokalität ohne eigene Gastronomie anmieten möchte, muss noch mit vielen weiteren Kosten rechnen. Allen voran die Raummiete, die von ein paar hundert Euro bis zu mehreren 1000 Euro bei den besonders beliebten und schönen Locations kostet. Hinzu kommen oftmals Nebenkosten für gemietete Ausstattung, Locationmitarbeiter etc. Bei einem gebuchten Caterer ist ein Großteil der Kosten für Mietarbeiter fällig. Dabei geht es um Mitarbeiter im Service aber auch oft für Köche und Helfer hinter den Kulissen. Weitere Kosten für Equipment, Geschirr, Besteck, Tischwäsche etc. (sofern diese nicht in der Location kostenfrei vorhanden sind) sind zu budgetieren.
Der Hochzeitsplaner überwacht mit einer detaillierten Liste das Budget
Es gilt alle diese Kosten frühzeitig realistisch einzuschätzen und später, wenn die ersten Angebote und Buchungen vorliegen, immer wieder zu aktualisieren.
Bisher habe ich nur von Kosten für Lokalität, Essen und Getränken gesprochen. Diese summieren sich bei vielen Hochzeiten nur auf die Hälfte der Kosten.
Essen und Getränke ergeben nur etwa die Hälfte der Hochzeitskosten
Vor allem die Bräute lassen sich sehr gerne von den wundervollen Hochzeitsdekorationen im Internet oder Brautmagazinen verführen: ein paar Blumen für die Trauung, Lampions in den Bäumen, Ausgestaltung der Tische, Dekoration auf Gartenmöbeln, in Nischen, auf Buffets … und die schönen Holzwegweiser, die man gesehen hat, müssen es bitte auch sein, damit alles stimmt. So viele Inspirationen, die schnell sich in 4- und mehrstellige Beträge summieren können. Immer öfter wird auch Ausstattung angemietet. Das können Vasen und Teelichter, Stühle, Tischwäsche, Servietten, Tische und vieles mehr sein. Auch hier wieder inspiriert durch wunderschöne Dekorationen im Internet, bei denen vom rustikal-gepflegten Holztisch über farbigen Servietten bis zum Austausch der kompletten (in vielen Lokalitäten oftmals wenig schönen) Bestuhlung alles dabei bist.
Sprüche rund um das Hochzeitsbudget die meist nicht stimmen
Manchmal kommt noch ein Trugschluss hinzu: „Wir sparen ja bei der Dekoration, weil wir diese mit unseren Freunden am Vorabend selbst vorbereiten“. Viele Lokalitäten berechnen für den zusätzlichen Tag Raummiete, die jegliche sonstige Ersparnisse wieder zur Nichte machen.
Immer wieder höre ich auch die Aussage: „wenn Hochzeit drauf steht, ist es gleich viel teurer!“ Als erfahrene/r Hochzeitsplaner*in weiß man: „wenn Hochzeit drauf steht, ist in der Regel auch mehr drin“. Dies gilt insbesondere für z.B. Brautstrauß und Hochzeitstorte. Ein Brautstrauß ist wesentlich aufwendiger gebunden und enthält mehr Blüten und weniger günstiges Grün, als Sträuße, die man vielleicht für einen Besuch bei Freunden vom Floristen kauft. Eine Hochzeitstorte – wie man sie oftmals im Internet sieht – ist oftmals ein Kunstwerk und enthält viele Stunden Arbeit, die das Stück Sonntagskuchen beim Konditor nicht braucht. Es steckt also oft wirklich mehr Arbeit und mehr Material in dem, was man für eine Hochzeit bestellt. Daher kostet es natürlich auch mehr.
Welche Posten enthält die Hochzeitskalkulation noch?
Die perfekte Einladung stammt am Ende doch vielleicht aus der Feder eines Grafikers – und der liegt mit Änderungswünschen auch bei ein paar hundert Euro bis ein paar 1000 Euro. Gerade, wenn es noch um das Design weiterer Papeterie wie Menükarten, Kirchenhefte, Danksagungskarten etc. geht. Aber auch bei günstigeren Onlinedruckereien summieren sich die diversen Bereiche. Nicht zu vergessen das Porto, das bei den meisten Hochzeiten gleich mindestens bei dem eines Maxibriefes liegt.
Große Posten sind natürlich z.B. Brautkleid inkl. Accessoires, Kleidung des Bräutigams und Ringe. Aber auch bei den Feierkosten haben wir noch nicht alles erwähnt. Wie sieht es aus mit Musik: DJ oder Band? Musik bei der Trauung und vielleicht schon beim Sektempfang? Soll ein/e Fotograf*in die Erinnerung bis in die Ewigkeit festhalten und wie lange soll diese/r bleiben? Hier unterscheiden sich die Kosten nach Zeitaufwand schnell von ein paar 100 bis ein paar 1.000 Euro. Selbiges gilt natürlich für Videografen und manchmal auch zweite Fotografen/*innen. Teuer ist hier vor allem auch die Nacharbeit, wenn die Fotos bearbeitet bzw. das Video geschnitten wird.
Noch habe ich nicht alle Posten erwähnt, die auf vielen Hochzeiten anfallen (können). Von Kinderbetreuung bis Gastgeschenke, Brautauto bis Feuerwerk, Zauberer bis Übernachtung gibt es noch viele Posten, die der Hochzeitsplaner besprechen muss, ob und in welcher Höhe, sie anfallen können.
Die größten Posten der Hochzeitsplanung zusammengefasst:
- Lokalität mit allen Nebenkosten
- Essen und Getränke für den gesamten Zeitraum
- Dekoration in allen Bereichen (Trauung, Sektempfang, Abendessen, Garten etc.)
- Papeterie (von Safe-the-date bis Danksagung inkl. jeweils Porto)
- Musik (von Trauung bis spät in die Nacht)
- Foto-/Videograph/in inkl. anschließende Bearbeitung
- Kleidung, Hochzeitsreise etc.
In der Hochzeitsplaner Akademie lernen alle angehenden Weddingplaner*innen ganz detailliert, welche Posten es zu bedenken und mit dem Hochzeitspaar zu besprechen gilt. Der/die Hochzeitsplaner*in erstellt frühzeitig eine Schätzung, die später immer wieder überwacht und aktualisiert werden muss.
Und nicht vergessen: „Kleinvieh macht auch Mist“ – gerade auf einer Hochzeit. Allzu schnell ist eine tolle Location gebucht und das Budget für die Lieblingsband und die romantische Dekoration dann schon aufgebraucht. Lieber vorher noch ein bisschen Geld sparen oder die Hochzeit in Stil und Größe etwas anpassen, als dass das Hochzeitspaar am Ende nicht zahlen kann.
Ein/e Hochzeitsplaner*in kann hier gerade in der Anfangsphase beratend und kalkulierend zur Seite stehen. Mit viel Know How denkt er/sie an alle Posten und kann diese anfangs viel realistischer einschätzen als die meisten Hochzeitspaare, die nicht täglich mit einer solchen Feier zu tun haben.
Egal, ob es am Ende eine Hochzeit im eigenen Garten (Achtung kann besonders schnell zur Budgetfalle werden!!), im Vereinsheim oder üppigen Schloss ist. Geld ist Geld und irgendwo hat jeder seine Budgetgrenze. Für diese Budgetgrenze hat der/die Hochzeitsplaner*in die Verantwortung. Mithilfe der Ausbildung bei der Hochzeitsplaner Akademie lernt ihr das nötige Handwerkszeug für eine der wichtigen Parts der Hochzeitsplanung – die Budgetplanung!
